關於開會是否有必要,一個實用的checklist

(本文原刊登於 三才計畫 Staying Relevant)

可以從幾個點來思考 :

1. 你是否有先想透整個情境?

  • 避免用開會來取得有進度的感覺,這樣會浪費時間
  • 先做好策略思考的功課 (thinking prep work) 像是: 專案的範疇、目前的狀態、階段目標milestones有哪些、展開步驟等,再來考慮是否需要開會

2. 你是否只是需要外界的輸入,好讓工作可以進行?

  • 若是的話,那麼你不應該約會議,而是更新你與專案的狀態,並且確定其他人都有被通知到

3. 有即時溝通的必要嗎?

  • 特別是單方向溝通而非雙向的討論,像是佈達或通知,用email/chat/文字訊息即可,不需要開會(線上線下實體皆然)

4. 如果有即時通訊的必要,有需要實體會議面對面碰面嗎?

  • 溝通裡有一大半是來自非語言的訊息(eg. 肢體語言、聲調)
  • 因此對於highstake的情形,像是專案的kick-off、較為敏感的議題(eg. 人事),或是彼此信任基礎尚未建立,即時且實體的溝通就很重要,降低任何被誤會的機會
  • 一旦決定要約會議,就要盡可能有效率,像是:事前設定好會議欲達成的目標,準備好會議素材等

(參考資料 : HBR : Do You Really Need to Hold That Meeting?)