關於開會是否有必要，一個實用的checklist
(本文原刊登於 三才計畫 Staying Relevant)
可以從幾個點來思考 :
1. 你是否有先想透整個情境?
- 避免用開會來取得有進度的感覺，這樣會浪費時間
- 先做好策略思考的功課 (thinking prep work) 像是: 專案的範疇、目前的狀態、階段目標milestones有哪些、展開步驟等，再來考慮是否需要開會
2. 你是否只是需要外界的輸入，好讓工作可以進行?
- 若是的話，那麼你不應該約會議，而是更新你與專案的狀態，並且確定其他人都有被通知到
3. 有即時溝通的必要嗎?
- 特別是單方向溝通而非雙向的討論，像是佈達或通知，用email/chat/文字訊息即可，不需要開會(線上線下實體皆然)
4. 如果有即時通訊的必要，有需要實體會議面對面碰面嗎？
- 溝通裡有一大半是來自非語言的訊息(eg. 肢體語言、聲調)
- 因此對於highstake的情形，像是專案的kick-off、較為敏感的議題(eg. 人事)，或是彼此信任基礎尚未建立，即時且實體的溝通就很重要，降低任何被誤會的機會
- 一旦決定要約會議，就要盡可能有效率，像是：事前設定好會議欲達成的目標，準備好會議素材等