關於如何有效的處理資訊

當人人都是知識工作者，能有效處理資訊會是職涯發展的關鍵

在資訊爆炸的時代，我們應該要將記憶的工作外包給科技。我們需要打造自己的第二個腦 : 也就是把資訊儲存在我們的第一個腦以外的地方，需要用到的時候再查就好。

Your mind is for having ideas, not holding them
大腦是用來孕育想法的，不是用來儲存記憶的

與坊間常見的自我提升思維相反，我認為真正的提升並不是來自肉體的優化，而是去改善身體以外的系統，如此才不會受到先天記憶與注意力的限制，讓心智可以被解放出來。

有什麼好處?

1. 精確回顧，降低遺忘事情的焦慮

現今的社會，只要你的工作涉及溝通，哪怕是電郵、短訊、簡報，你都一直不斷在產生知識，人人都是知識工作者。

作為知識工作者，未來的職涯表現攸關處理資訊的品質。

當你成為唯一能夠很精準的回顧客戶三週前講過什麼的人，或是團隊裡唯一能把故事說完整的人，你就會自然掌握有一定的影響力跟發言權。

2. 唯有當資訊是儲存在身體外，才有機會注意到當中間的連結

因為人腦一次能注意的事情有限，唯有把資訊儲存在身體外，才能讓我們的注意力可從中抽離出來，去做更仔細的觀察，去發現不同的事物間有哪些相似跟相異之處?

發現連結是創新工作的核心，實際上好的內容不一定是寫出來的，更常見是組合出來的。沒有人是真正憑空開始，大家都是建立在前人的肩膀上。

原創的思想過於被高估，真正的創新比起原創，更常見的是以不同的視角去重新定位(repurposing) 或是轉譯(translation) 先前的產出。

實務上，整合性的產出比起原創性的產出更為常見，像是把碎片化的資訊，對準一個特定的目的情境，串成一個邏輯連貫的故事，而這都仰賴仔細的觀察來發現當中隱藏的連結。

3. 可以不斷回顧與迭代過往想法，形成專屬的觀點跟判斷

在未來，知識只會越來越流通，已往只有專屬的管道才能學到的東西，如今有很大的機會可用Google或者是透過線上課程獲取得到。

若知識是共享的，面對競爭如何做出差異化? 關鍵在面對同一組資訊，是否有加入自己獨特的判斷

有研究指出，即便是需要多年訓練與養成的工作，都難以避免被自動化程序取代的風險。唯有需要為特定立場與判斷捍衛的工作，在充滿競爭的未來才有生存空間，而這仰賴想法與知識上的支撐，需要的是專屬的觀點跟看法。

4. 可以分享跟傳遞出去，落實知識複利

職場的晉升，其實跟不要留一個坑有很大的關係：所謂留一個坑的意思是指自己的工作沒有辦法換手或被接班，有一種觀點是認為這樣做可避免自己被他人取代，但真實的狀況是反而會阻礙自己被賦予承擔更大責任的機會。

將知識分享出來，培養接班人並建立個人品牌，才是職場晉升真正的運作方式

知識複利的重點在於用同一套知識賺多次，將自己累積的知識價值最大化，除了自己用之外，也延伸成其他形式的產品服務，像是顧問、課程、文章，再進一步轉成社交貨幣提升個人能見度。

知識變現的關鍵不在於自己是否是一位頂尖專家，而在於能否減少受眾摸索與試錯的時間成本，只要能讓受眾有效的達成成果就有變現的空間。

怎麼做?

這可以用四個步驟去概括 : 寫下、分類、萃取、輸出。國外有人提出CODE的方式來記憶這四個步驟，我覺得很不錯可以參考。

1. Capture 寫下收集

第一步很簡單，就是動手開始寫下來(writing it down)，動手開始收集。

例如在閱讀一本書的時候，每看到一個佳句或畫了一條重點，就拷貝起來另外存在筆記本上。寫在哪裡不重要，重點是好找且是存在一個自己可以長久信任的地方，以便能持續的累積跟時常回顧。

資訊本身不需要是完整的，可以是片段的，有寫總比沒寫好。

這裡要破除迷思：並非所有的資訊都樣樣等值。

實際上，內容的價值分佈是不均等的，這就像是一首專輯好聽的歌就那幾首，一篇文章有共鳴就是當中的那幾句話。

因此:

記錄的重點不在於完整，而是能與你產生共鳴的資訊 : 有意識的決定留下什麼，其他的就放掉。

所謂的共鳴是一種直覺，若剛開始沒有感覺，不妨去找：

1. 對我是否有啟發？像是跟我過去的認知有差距，改變了我對事情的看法
2. 未來是否有機會用得上? 像是這是否跟最近正在進行專案有關?
3. 是否有融合到我的個人心得? 把自己的想法記錄下來以利時常回顧，新想法建立在過去的想法上，不斷迭代臻於完美
4. 其他值得記錄下來的資訊像是章節標題、內容出處，還有原作者已經整理出來的重點項目，他們可以為你的筆記帶來更多清晰的結構

大家對於筆記的想法，多來自學生時期在學校裡的體會，像是考試前的筆記、合寫的共筆。這種在學校內的筆記是跟著考試而生，但隨著考試結束，沒有人會去回顧上面的內容，因此他的目的是短暫可拋棄的，而非長期的。

這跟職場上有用的紀錄，在思維上數點的不同 :

1. 在職場上，對於什麼東西該被筆記不是很明確，至少不會有人主動告訴你應該要動手寫下來
2. 也不會有人告訴你，你的筆記應該何時拿出來可以怎麼被運用
3. 但所謂「考試」卻可能以任何形式隨時出現，而你會被期待要能有所因應
4. 你可以Open book，但前提是你得要Book可以Open才行 (你有紀錄嗎？)
5. 你會被期待要能依照你的筆記採取行動，而不是把文字反芻而已 (要帶有目的跟自己的看法去節錄，而不是為了做記錄而記錄)

在職場上的筆記，應該被視為建立自己專屬的知識體系的一磚一瓦，重點在長期的積累。

因此筆記的完整性、長度跟形式不會是重點，它可以是一份草稿、一份提案、訊息串裡的一句話、一則故事等，重點是你將訊息透過你的角度去做判斷跟詮釋後紀錄下來，儲存在自己的大腦以外。

2. Organize 分類整理

當你的筆記搜集的越來越多，就會需要有好的分類以免未來用的時候找不到需要的資訊。

一想到分類的方法，第一個浮現在心中的是類似圖書館的分類方法，像是歷史類、商業類、工程類、行銷類等。

但這樣的分類方式，仰賴要先去拆解跟比對內容本身，然後決定要放入哪種類別裡。其缺點就是光要決定放入哪種分類本身就是一件相當複雜的事，且生活是充滿雜訊的，在快速變動中的世界裡，很容易就會不敷使用。

若觀察家裡的廚房會發現食材的分類是為了極大化烹飪設計的：

1. 爐火與工作台是目前正在烹飪的食材
2. 冷藏則是先保存僅需預熱就可以拿來食用的食物
3. 至於冷凍庫存放的是下次可能會用得上的原料

想像一下如果廚房的分類是依照食材的性質，比如說水果分成熱帶水果、亞熱帶水果、乾燥水果、果汁來劃分，這麼做不僅複雜不利於烹飪的輸出，且每有新食材進來就會不斷面臨「創造新的類別 vs. 放入既有分類」的難題。

好的分類不應建立在資訊來源或內容本身，而是對準後續的行動。

步驟是 :

1. 這跟哪一個專案有關? 放進相關的專案夾中
2. 若該專案已經完成，或者是很久不會更新，就放入「封存」中
3. 若目前還沒有專案可以歸類，就放入「素材庫」中

就像是急診的檢傷分類，是依照病況區分輕中重症以搭配後續的醫療處置。好的分類應該對準的是能採取的行動(actionability)，不是為了分類而分類。

將筆記依照專案來歸納是最自然直覺的，對準的行動是為了做專案的產出。

3. Distilling 萃取重點

我們必須將未來的自己想像成一位十分忙碌、沒什麼耐性、沒時間看完所有的細節的人。若未來的你不覺得過去的筆記值得去回顧，那麼筆記本身也就失去了存在的價值。

因此這裡的核心命題會是:

要如何讓累積的資訊變得對未來的你有用 ?

資訊能否順利度過時間的洪流，成功地在你需要它的時候出現，最重要的關鍵在於讓資訊可以容易被發現(Discoverability)。

如同圖書管理員會思考書架上的書要怎麼擺才容易被找到、前端工程師觀察用戶使用產品的習慣來優化選單介面的設計，你的筆記所賣的對象就是在未來只剩下十分鐘準備一場會議報告的自己。

要怎麼做呢? 精神在於少即是多，重要的不在於能記得多少，而是有意識的選擇什麼該被遺忘，應該留白不被畫入。

萃取不要一次到位，而是要分成數個階段達成

1. 先節錄對你產生共鳴的片段，並附上原始連結以便要未來回顧的時候還可以查閱原文
2. 再將你的節錄劃出重點(highlighting)，像是關鍵字詞、重點句、最有共鳴的字句。常見的誤區就是畫滿重點，一個簡單的原則是強迫自己只能保留20%或更少的內容
3. 最後再試著用自己的話重新描述，寫下自己的心得，並以項目列點呈現

當機會只留給準備好的人，當它來臨時是沒有時間從無到有開始研究的，研究必須是預先準備好的。重點萃取的好壞的終極測試就是當機會來臨時，能查得到過去的筆記，且能在短時間內快速完成重點的回顧。

4. Express 輸出分享

作為知識工作者，注意力是最珍貴的資源，然而我們往往只關心最終的產出，但卻一直不斷的重複中間的過程。

同一件事情不要做兩次 (Don’t Repeat Yourself)

中間的產出像是初步的想法、製圖草稿、字句片段等，應設法及早拋出來與他人分享吸取回饋，並在其他專案裡再利用。

這麼做有幾種好處：

1. 做事情比較不怕被中斷，你可以在任何時間限制下進行作業，因為所有的產出都是小小的封包的再重新排列組合，而不是在腦海中等待一個完整的項目徹底完成才做輸出
2. 產出品質會獲得提升，因為可以收取回饋不斷做修正，避免等到完成度超高的狀況下才發現原來做錯了方向
3. 隨著時間積累，所累積的中間素材會越來越豐富，後續的輸出會越來越快速跟容易，品質也會越來越高，且越來越不費力

在分享內容時，應善用「結論-理由-舉例-重申」的結構來鋪陳 :

1. 先講結論，你的論點或者是目的
2. 再講理由，為何是這個結論？除了推理外，更應該強調與聽眾的關聯，為何他應該要注意這件事，還有這件事對他的效益(好處是什麼?)
3. 至少舉一個例子
4. 最後再重申最初的論點

為什麼是這樣的順序?

這是因為人的注意力有限，而生活中的雜訊太多，真實情況是你的訊息只有短短的數十秒的機會來捕獲大家的注意，所以必須要先講結論。

吸引注意後，因為人只會關心跟自己有關的事物，為了可以能繼續吸引他們就必須點出跟他有關的地方在哪裡，並舉例讓觀眾有感，最後總結成幾個記憶點(最好不要超過三點)，讓觀眾可以帶走。

結語

整理這篇文時，我同時也一邊回顧過往接受的臨床訓練，深覺剛從學生成為一線病房醫師，要掌握數十床病人24小時的動態，還要在被值班跟查房切割下的零碎時間裡準備各種上台報告，之所以能夠順利存活的關鍵，跟如今在診所執業也同時運營一個有八位分析師的數據團隊，表面上看似完全不同，但道理是相通的 : 能高效的處理資訊來支撐後續的決策跟行動。

這篇文整理的思想是經過身體力行的務實建議，沒有複雜的框架或理論，只有按部就班執行，就如同「原子習慣」一書中提到的：達成目標與目標設定本身沒有太大關係，卻與遵循的系統(習慣)息息相關。因此別管目標，你應該專注於系統。

而第二個腦就是這樣的系統。

一些啟發我的參考材料，或許對你也會有幫助

1. Tiago Forte. (2022) Building a Second Brain.
2. 張國洋, 姚詩豪 (2017) 沒了名片，你還剩下什麼？32個上班族增加自我籌碼的方法
3. 劉奕酉 (2022) 高產出的本事:用8種表達框架X4張圖X15分鐘， 文章、簡報，圖解一次到位，讓輸出成為你的優勢
4. 何則文, 高永祺 (2022) 知識複利:將內容變現，打造專家型個人品牌的策略